Wer kennt die Situation nicht, dass am Ende des Arbeitstages noch immer zu viele unerledigte Aufgaben auf der To-Do-Liste stehen und man das Gefühl hat nicht ganz so produktiv gewesen zu sein, wie man wollte.

Die folgenden sieben Tipps helfen Ihnen dabei, den Arbeitsalltag effektiver zu gestalten, damit Sie mehr Zeit für wichtige Projektaufgaben haben.

1. Aufgeräumter Arbeitsplatz

Zu Beginn des Arbeitstages zahlt es sich aus kurz seinen Schreibtisch zu organisieren und seine Notizen zu sortieren. Wenn der eigene Arbeitsplatz ordentlich ist, kann man beim Arbeiten besser klare Gedanken fassen und man kann die Zeit, die man sonst mit Suchen aufgewendet hätte, in produktive Aufgaben für das momentane Projekt investieren.

2. Freude an Farben

Pflanzen reichern nicht nur die (oft stickige) Raumluft im Büro mit Sauerstoff an, sondern können auch Stress lindern. Die Integration von Farben am Arbeitsplatz hat einen Einfluss auf die Stimmung und kann Effizienz steigern. Farbtupfer in Gelb fördern Konzentration und Kreativität, Grün sorgt für Ruhe und Sicherheit, Blau fördert Sprachfähigkeiten und klares Denken. Mit Farben im Büro experimentieren ist daher auf jeden Fall einen Versuch wert!

3. tägliche To-Dos

Durch das Aufschreiben der Ziele für den Tag hat man eine gute Übersicht über die verschiedenen Aufgaben, die man zu erledigen hat. Diese sollten jedoch realistisch gesetzt werden, sodass man am Ende des Tages alle Punkte abhaken konnte, denn das steigert die Motivation und gibt einem selber ein gutes Gefühl, dass man produktiv war. Bei der täglichen Zielsetzung sollte man jedoch genügend Zeit für E-Mails und unerwartete bzw. spontane Aufgaben einplanen.

4. Aufgaben nicht aufschieben

Auf der To-Do Liste steht oft eine Aufgabe, die man den ganzen Tag vor sich her schiebt, da man sie nicht erledigen möchte. Wenn man jedoch diese Angelegenheit gleich in der Früh erledigt, kann man sich den restlichen Arbeitstag besser auf die Project Tasks konzentrieren und fühlt sich nicht mehr so gestresst.

5. Punkte priorisieren

Um einen guten Überblick über den bevorstehenden Arbeitstag zu erlangen, empfiehlt es sich, die Aufgaben niederzuschreiben und anschließend sowohl nach Dringlichkeit als auch Wichtigkeit zu priorisieren. Dadurch kann man visualisieren welchen Punkten man sich auf seiner To-Do Liste als erstes widmen sollte und möglicherweise können sogar weniger wichtige und dringende Tasks (an geeignete Kollegen) delegieren. Mit Hilfe dieser Methode kann man sich ausschließlich auf die wertschöpfenden Aktivitäten konzentrieren.

6. Ablenkungen ausweichen

Laut einer Studie werden wir im Büro durchschnittlich alle 13 Minuten abgelenkt. Man benötigt 64 Sekunden um sich nach einer Störung wieder zu konzentrieren. Deswegen empfiehlt es sich seine E-Mail Benachrichtigungen zu deaktivieren und zu explizit festgelegten Zeiten sich seine Mails zu widmen. So wird man nicht andauernd im Arbeitsalltag gestört und kann sich besser auf die Aufgaben für das Projekt konzentrieren. Meetings sind oft sehr zeitintensiv, jedoch nicht sehr produktiv. Manchmal lohnt es sich einfach das Anliegen per Telefon bzw. bei einem kurzen Besuch beim Arbeitsplatz des Kollegens zu besprechen, da dieses oft in wenigen Minuten geklärt ist.

7. Zen-Zone

Es kann besonders effektiv sein sich seine eigene Zone zu schaffen, wo man die Bürogespräche und Geräusche ausblenden kann und sich besser auf seine Aufgabe konzentrieren kann. Wenn man Kopfhörer trägt, bedeutet das nicht, dass man unsozial ist, sondern symbolisiert seinen Arbeitskollegen damit, dass man nicht gestört werden will. Mit der Lieblingsmusik im Ohr lässt es sich doch gleich viel besser arbeiten.

Mariana Jörg

Written by Mariana Jörg

Mariana creates not only content for Grape, but she's also a Masters student in the field of International Management. Her field of expertise is social media – especially enterprise messengers ;)

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